La fatturazione elettronica si spiega quasi sempre dal lato dell’adempimento: quale modulo, quale termine, quale sanzione. Per chi deve lavorare tutti i giorni, l’adempimento è la parte meno importante. Quello che conta è capire che cosa sta succedendo sotto, perché è da lì che nascono quasi tutti i problemi.
Un documento elettronico è un file con uno stato
Quando emetti una fattura elettronica non stampi una carta: generi un file strutturato, che viene firmato digitalmente e inviato all’amministrazione fiscale perché lo convalidi. SUNAT risponde, e quella risposta è ciò che trasforma il file in un documento valido.
Da qui nasce l’idea più importante di tutta questa faccenda: un documento elettronico non è soltanto un documento, è un documento con uno stato. Emesso non è la stessa cosa di accettato, e accettato non è la stessa cosa di accettato con osservazioni. Un sistema che ti mostra solo il PDF e non lo stato ti sta nascondendo metà del dato.
Il fornitore accreditato e perché esiste
Tra il tuo sistema e SUNAT di solito c’è un intermediario accreditato. Si occupa della firma, del formato e del dialogo con l’amministrazione, e restituisce il risultato. Non è un lusso: è il pezzo che assorbe i cambi di formato dell’amministrazione, così il tuo sistema non deve essere riscritto ogni volta che cambia una versione di catalogo.
Quello che invece conviene pretendere dal tuo sistema gestionale è che conservi quel risultato accanto al documento. Se la risposta vive soltanto nel portale del fornitore, ogni verifica futura diventa un’indagine.
I cataloghi sono la fonte silenziosa degli errori
SUNAT pubblica cataloghi con i codici validi per molte cose: tipo di operazione, motivo di una nota di credito, motivo del trasporto in un documento di trasporto, modalità di trasporto. Ognuno ha il suo dominio di valori, e non sono intercambiabili anche se si assomigliano.
L’errore classico è inviare un codice corretto ma del catalogo sbagliato. Il documento esce, il sistema non protesta e il rifiuto arriva dopo. Per questo una piattaforma gestionale dovrebbe tenere i cataloghi aggiornati e offrirli come un elenco chiuso, non come un campo di testo libero dove qualcuno scrive quello che ricorda.
Che cosa fare quando l’invio fallisce
Fallisce. Cade la connessione, il fornitore è in manutenzione, un campo del cliente è incompleto. L’importante non è evitare l’errore, è che cosa resta quando accade: il documento deve esistere prima del tentativo di invio, il suo stato si deve vedere nell’elenco e il nuovo tentativo non può consumare un secondo numero della serie. Se l’errore obbliga a rifare la vendita da zero, il problema tecnico diventa un problema di cassa e di coda al bancone.
Che cosa fa XEN con un documento in attesa, rifiutato o emesso senza connessione trova risposta, domanda per domanda, nel centro assistenza. Vedi le risposte sui documenti
Boleta, fattura e nota: a che cosa serve ciascuna
La fattura si emette a chi deve portare in detrazione l’imposta e richiede l’identificazione fiscale di chi compra. La boleta si emette al consumatore finale. La nota di credito corregge o annulla un documento già emesso, e la nota di debito lo aumenta. Nessuna delle quattro si sostituisce modificando il documento originale: una volta accettato, l’originale non si tocca più.
È questo il motivo per cui una gestione fatta bene non permette di modificare una fattura inviata. Non è rigidità del software: è che il documento esiste già fuori dal tuo sistema.
Quello che dovresti poter rispondere in qualsiasi momento
Se il tuo sistema è montato bene, queste domande trovano risposta in pochi secondi e senza telefonare a nessuno: quanti documenti ho emesso questo mese, quanti sono ancora in attesa presso SUNAT, qual è stato il motivo dell’ultimo rifiuto e quale serie sta usando ogni cassa. Se qualcuna richiede di aprire un portale esterno o un foglio di calcolo, hai trovato il buco.
La fatturazione elettronica non è difficile da capire. È difficile da sostenere quando il sistema tratta il documento come una stampa e non come quello che è: un documento vivo con uno stato che conosce anche un’altra istituzione.
