Comprar un marcador biométrico parece una decisión de hardware: precio, capacidad de huellas, si tiene reconocimiento facial. Pero el aparato es la parte que menos problemas da. Lo que decide si la asistencia sirve o no es lo que ocurre después de la marcación: cómo sale del equipo, dónde se guarda, cómo se convierte en horas y cómo esas horas llegan a la planilla sin que nadie las vuelva a digitar.
Este artículo va en ese orden. Primero lo que hay que preguntar antes de comprar; después el recorrido completo de una marcación hasta la boleta de pago; y al final los casos que rompen el flujo y cómo se resuelven.
Qué hace y qué no hace un marcador
Un marcador registra un evento: la persona con el identificador tal marcó a tal hora en tal equipo. Nada más. No sabe si esa marcación es una entrada o una salida, no sabe qué turno tenía la persona, no sabe si llegó tarde, no sabe si ese día era feriado. Todo eso lo tiene que decidir el sistema que recibe el evento.
Por eso el marcador correcto es el que entrega sus eventos completos, con identificador de persona, fecha, hora y equipo, y los entrega a un sistema que sí conoce turnos, feriados y contratos. Un marcador que solo imprime un reporte mensual en PDF es un reloj de pared caro.
Las preguntas antes de comprar
- ¿Cómo salen los datos del equipo? Por red, por cable o por un pendrive que alguien tiene que llevar a la oficina.
- ¿Se puede leer desde un sistema externo o solo desde el programa del fabricante?
- ¿Qué pasa si se corta la red? El equipo debe guardar las marcaciones y entregarlas al reconectar, sin perder ninguna.
- ¿Cuántas personas admite y cuántas marcaciones guarda antes de sobrescribir?
- ¿Se pueden dar de alta las personas desde el sistema de gestión o hay que registrar la huella equipo por equipo?
- ¿Funciona con varias sedes? Cada sede necesita su equipo y todas deben sumar en el mismo registro.
- ¿Qué marca es y cuántos años lleva vendiéndose? Un equipo raro es un equipo sin repuestos.
La segunda pregunta es la que más importa. Si los eventos solo se leen desde el programa del fabricante, todo lo que sigue se hace a mano.
Del marcador al sistema
En XEN, el marcador se registra en Recursos Humanos, en la vista de Dispositivos, con su dirección de red y su sede. Desde ahí se ven las personas dadas de alta en el equipo y las asistencias que ha registrado, y con Sincronizar se traen las marcaciones nuevas al sistema. XEN trabaja con marcadores de varias marcas; cuando una empresa tiene un equipo con un protocolo propio, XEN Overdrive construye la integración para ese modelo.
Cada marcación entra como un evento con persona, equipo, fecha y hora. No se interpreta todavía: primero se guarda tal cual, para que siempre se pueda volver al dato original si una regla cambia o si alguien reclama.
De la marcación a las horas
Aquí entran las reglas. El sistema conoce el turno de cada persona, la tolerancia de tardanza que definió la empresa, los feriados del calendario y el contrato (jornada completa, medio tiempo, horario flexible). Con eso, la primera marcación del día se lee como entrada y la última como salida, la diferencia contra el turno da la tardanza o las horas extra, y la ausencia de marcaciones en un día laborable da una falta.
El resultado se ve el mismo día en el panel de Recursos Humanos: quién está en planta, quién llegó tarde, quién falta. No hace falta esperar al cierre del mes para saber cómo va la asistencia, y el supervisor puede resolver una observación cuando todavía se recuerda qué pasó.
De las horas a la planilla
La planilla toma las horas ya calculadas: días trabajados, tardanzas descontables, horas extra con su recargo, faltas, permisos aprobados. Nadie las digita. Si un supervisor justificó una tardanza porque el bus no llegó, esa justificación ya está en el sistema y la planilla la respeta. El cálculo del periodo se arma sobre esos datos, y las boletas electrónicas salen con el detalle correcto.
Ese es el recorrido completo: huella, evento, regla, horas, planilla, boleta. Cinco pasos y ninguna transcripción.
Los casos que rompen el flujo
Una persona marca la entrada y olvida marcar la salida. Alguien trabaja en dos sedes el mismo día. Un turno cruza la medianoche. Un equipo estuvo sin red tres días. Cada uno de estos casos tiene una regla y una pantalla para resolverlo: la marcación faltante se justifica con aprobación del supervisor, las marcaciones de dos equipos se unen por persona y no por equipo, el turno nocturno se define como tal y el equipo sin red entrega su cola al reconectar.
Lo importante no es que estos casos no ocurran. Es que cuando ocurren, la corrección quede registrada con quién la hizo y por qué, y que la planilla no se calcule hasta que las observaciones del periodo estén resueltas. La asistencia sin fricción no es la que no tiene excepciones: es la que las resuelve el mismo día y a la vista de todos.
