Se i cataloghi sono a posto e l’operatività è stata registrata in XEN, la chiusura è una revisione e non una ricostruzione. Il percorso è questo.
1. Documenti in attesa
Filtra i documenti del periodo per stato e rivedi quelli che hanno osservazioni o attività in sospeso prima della chiusura.
2. Acquisti senza documento
Rivedi gli acquisti registrati senza il loro documento giustificativo. È l’origine più frequente di una differenza tra il risultato contabile e quello fiscale.
3. Incassi e pagamenti a confronto con la banca
Confronta gli incassi e i pagamenti registrati nel periodo con i movimenti dei tuoi conti bancari. Quello che non coincide è informazione che manca, non un errore del sistema: quasi sempre è un incasso registrato in un giorno diverso o una commissione che nessuno ha annotato.
4. Magazzino
Confronta la giacenza del sistema con il conteggio fisico e registra la rettifica con la sua causale. La rettifica incide sul costo, quindi farla dopo la chiusura obbliga a riaprire.
5. Chiudi e blocca
La chiusura blocca il periodo. È il passo che genera più resistenza e quello che fa smettere di muoversi ai prospetti: finché il passato si può modificare, nessun report del mese precedente è definitivo.
Se serve riaprire, si può, e resta traccia di chi lo ha fatto e quando. È questo che trasforma un’eccezione in un’eccezione e non in un’abitudine.
