La situazione
Sei locali di ristorazione con lo stesso menu e lo stesso marchio, ognuno con la sua cassa, il suo magazzino di materie prime e il suo personale a turni. L’amministrazione centrale riceveva sei chiusure di cassa, sei inventari di materie prime e sei report di presenze, in formati simili ma non uguali, e li consolidava in un foglio di calcolo per sapere quanto aveva venduto la catena e quanto era costato.
Le boleta si emettevano dal sistema di cassa di ogni locale e i dati fiscali si riconciliavano dopo. Il costo reale di ogni piatto si conosceva con settimane di ritardo, e i turni si organizzavano su carta.
Che cosa è stato fatto
È stata creata un’organizzazione con sei filiali. Ogni locale emette documenti da Vendite con la sua serie. Le materie prime si registrano per magazzino e le ricette scaricano le quantità al momento della vendita.
Le presenze del personale arrivano da un rilevatore biometrico per locale a Risorse umane, e i turni si pianificano nello stesso modulo. Le buste paga si calcolano sulle ore reali di ogni persona, con i ritardi e gli straordinari già risolti.
Come è stato implementato
Si è cominciato da un locale per tre settimane: menu caricato come item con ricetta, materie prime con giacenza iniziale, rilevatore registrato e serie fiscali create. Con il primo locale in funzione, gli altri cinque sono stati aperti uno a settimana, copiando la configurazione e adattando solo il magazzino e il personale. L’amministrazione centrale ha smesso di ricevere chiusure: le guarda in Report.
Come si presenta l’operatività oggi
La direzione apre Report e vede vendite per locale e per ora, margine per piatto con il costo delle materie prime del giorno, e consumo di materie prime a confronto con il venduto, che è dove emergono i cali. L’agente di logistica avvisa quando una materia prima di un locale scende sotto il minimo e propone l’acquisto al fornitore abituale; una persona lo approva dal telefono.
I turni si pubblicano in XEN e ogni persona vede il suo. I cedolini elettronici delle buste paga escono per le sei filiali insieme. E quando apre un locale, si copia la configurazione e si registra il suo rilevatore: la catena cresce senza aggiungere personale amministrativo.
