La situazione
Un gestore di servizi idrici amministra un impianto di trattamento in appalto con un ente pubblico. Ogni mese deve presentare uno stato di avanzamento: il dettaglio di quanto eseguito, con i suoi rapporti di esercizio, i lavori di manutenzione svolti e le ore del personale assegnato, perché il committente approvi il pagamento.
Le informazioni esistevano, ma vivevano in tre posti: i rapporti di esercizio nei moduli di campo, le manutenzioni in un programma a parte e le ore nelle buste paga. Lo stato di avanzamento si metteva insieme a mano durante l’ultima settimana del mese. Ogni versione del fascicolo era un file nuovo e, quando il committente chiedeva da dove usciva una cifra, ricostruirla costava più che calcolarla.
Che cosa è stato fatto
Tutta l’operatività è passata a XEN: i rapporti di esercizio si registrano in Operazioni dal telefono, i lavori in Manutenzione con il loro ordine e i loro ricambi, e le presenze arrivano dai rilevatori biometrici dell’impianto a Risorse umane.
Su queste tre fonti, XEN Overdrive ha costruito il modulo di valorizzazione su misura del contratto: ogni voce del fascicolo legge la sua quantità dal dato che la sostiene e applica il prezzo unitario pattuito. Il fascicolo non si raccoglie più; si compone.
Come è stato implementato
Prima si è caricato il contratto con le sue voci e i suoi prezzi, e si è definito quale dato alimenta ciascuna. Poi, per un mese, l’impianto ha lavorato in XEN mentre lo stato di avanzamento si continuava a comporre a mano, per confrontare i due fascicoli riga per riga. Le differenze hanno fatto emergere rapporti che non venivano registrati e ore contate due volte; sono state corrette all’origine. Il mese dopo, il fascicolo è uscito da XEN.
Come si presenta l’operatività oggi
Il responsabile apre lo stato di avanzamento in un giorno qualsiasi del mese e vede l’avanzamento reale, non una stima. Ogni riga si apre fino al rapporto, al lavoro o all’ora precisa che l’ha prodotta. Le anomalie del periodo (un rapporto senza firma, una timbratura senza uscita) si vedono dentro XEN e si risolvono prima della chiusura; il fascicolo esce con i fatti e i suoi allegati già uniti, in PDF, pronto per il committente.
Xeni risponde alle domande sul mese in corso con le fonti a fianco: quali voci vanno sotto il previsto, quali lavori sono rimasti aperti, quante ore ha accumulato ogni squadra. La direzione ha smesso di aspettare il giorno trenta per sapere come va il contratto.
