La situazione
Un distributore di prodotti di consumo serve negozi di quartiere e minimarket con una forza vendita in giro. Ogni venditore prendeva gli ordini su un taccuino o per messaggio, li passava all’ufficio nel pomeriggio e qualcuno li digitava. Il magazzino preparava le spedizioni la mattina dopo e lì venivano fuori le mancanze: prodotti venduti due volte, formati esauriti, clienti che ricevevano metà di quanto avevano ordinato.
Il documento di trasporto e la fattura si emettevano in passaggi separati, e gli incassi si seguivano in un foglio per venditore. In un giorno qualsiasi, nessuno sapeva quante giacenze fossero davvero disponibili per la vendita.
Che cosa è stato fatto
Ogni venditore porta XEN sul telefono e prende l’ordine davanti al cliente, vedendo la giacenza disponibile (quella fisica meno ciò che è già impegnato). L’ordine riserva le unità nel momento in cui nasce. La spedizione prepara il carico dall’elenco degli ordini riservati, e il documento di trasporto elettronico e la fattura escono dallo stesso ordine, con gli stessi dati, senza digitare di nuovo.
Gli incassi li segue l’agente di incasso: solleciti con il modello approvato, applicazione degli incassi che arrivano con riferimento e proposte di telefonata per il venditore quando un cliente va in ritardo.
Come è stato implementato
Prima è stato ripulito il catalogo: un codice per ogni item, formati come unità di misura dello stesso item e giacenza iniziale per magazzino con conteggio fisico. Poi è stata equipaggiata una rotta di venditori per due settimane mentre il resto continuava con il metodo precedente, per confrontare mancanze e tempi di spedizione. Finita la prova, sono entrate anche le altre rotte.
Come si presenta l’operatività oggi
Il venditore consulta il disponibile e il magazzino prepara gli ordini per rotta. I documenti si emettono al momento della spedizione e il loro stato resta nella vendita. Xeni propone acquisti e monitoraggio degli incassi; il responsabile vendite rivede le eccezioni.
In Report, la direzione vede vendite per rotta, rotazione per item e crediti scaduti per venditore con le fatture sotto. La mancanza ha smesso di essere una sorpresa del mattino ed è diventata un dato che si vede prima di vendere.
