La situazione
Un ente di governo regionale con varie aree (amministrazione, logistica, risorse umane, informatica) e sedi in province diverse. Ogni area aveva il suo sistema, o il suo foglio di calcolo, e i fascicoli di spesa percorrevano gli uffici su carta: un intervento su una strada passava da bilancio, logistica, contabilità e tesoreria prima di essere pagato, e in ogni ufficio veniva registrato di nuovo.
Il parco degli apparati informatici si inventariava una volta all’anno, e le presenze del personale si consolidavano a mano a partire da rilevatori di marche e sedi diverse.
Che cosa è stato fatto
L’ente lavora in XEN con un’organizzazione per unità esecutrice e permessi per area: ogni persona vede il suo ambito e le approvazioni passano da un’area all’altra dentro la piattaforma, con lo storico di chi ha fatto che cosa. La spesa di un intervento si segue dalla richiesta fino al pagamento in un unico fascicolo.
Il parco degli apparati si registra in Supporto IT con ogni apparato, la sua sede, il suo utente e i suoi movimenti. Le presenze di tutte le sedi arrivano dai loro rilevatori a Risorse umane, con le regole di ogni regime contrattuale. E XEN Overdrive ha costruito il flusso delle gare d’appalto su misura delle procedure dell’ente.
Come è stato implementato
Si è cominciato da un’unità esecutrice e due aree, con il fascicolo di spesa come primo flusso, e con l’ente si è definito quali azioni esegue il sistema e quali aspettano una firma. I rilevatori delle sedi sono stati registrati uno per uno, e gli apparati informatici sono stati inventariati con l’agente di monitoraggio installato. Le altre unità sono entrate un trimestre alla volta, con la configurazione copiata e adattata.
Come si presenta l’operatività oggi
Un fascicolo si apre e si vede per intero: richiesta, bilancio, ordine, accettazione, documento e pagamento, ogni passo con la sua data e il suo responsabile. La direzione consulta in Report la spesa per intervento e per area. L’informatica sa dove si trova ogni apparato e chi lo usa. Risorse umane vede le presenze di tutte le sedi lo stesso giorno.
Xeni risponde a ogni funzionario con i permessi della sua area, con la fonte accanto a ogni risposta, e ogni azione resta in uno storico che un revisore può ripercorrere senza chiedere niente a nessuno. I dati dell’ente risiedono dove il contratto stabilisce e si replicano in più regioni, con ripristino a un punto nel tempo.
