La situazione
Una società di software con clienti a contratto mensile e un team distribuito tra Lima e altre città. Nessuno nel team era un amministrativo: il primo giorno di ogni mese, un fondatore emetteva le fatture una per una, inviava le email di sollecito e aggiornava un foglio con chi aveva pagato. La contabilità la teneva uno studio esterno con le informazioni che gli arrivavano, quando gli arrivavano.
Che cosa è stato fatto
I contratti sono stati caricati come documenti ricorrenti con cliente, righe, valuta e condizioni di pagamento. L’emissione segue il calendario del contratto. Xeni segue gli incassi e prepara le eccezioni per la revisione.
Le presenze e le buste paga del team da remoto si tengono in Risorse umane, e Contabilità riceve le scritture di ogni vendita, di ogni incasso e di ogni busta paga nel momento in cui accadono. Lo studio esterno rivede, non ricostruisce più.
Come è stato implementato
Un fine settimana per caricare clienti, contratti e piano dei conti; un primo mese emettendo da XEN in parallelo con il metodo precedente, per confrontare fattura per fattura; e dal secondo mese, solo XEN. Lo studio contabile ha ricevuto un accesso di sola lettura a Contabilità e ai documenti.
Come si presenta l’operatività oggi
Il primo giorno del mese i fondatori non fatturano: guardano in Xeni che cosa è stato emesso, quali contratti sono cambiati e che cosa è rimasto in attesa di approvazione. Durante il mese, l’agente di incasso propone loro le telefonate che servono e loro le fanno. La chiusura esiste come una revisione di un pomeriggio, con i prospetti di bilancio già composti.
Quando la società ha avuto bisogno di fatturare a un cliente all’estero con una valuta e un documento diversi, XEN Overdrive ha aggiunto quel flusso sulla stessa organizzazione, con gli stessi permessi e lo stesso storico.
