Quase nenhuma empresa diz que mantém o estoque à mão. Ela tem um sistema, tem códigos, tem um encarregado do armazém. E, mesmo assim, quando chega a contagem física, as diferenças aparecem e ninguém sabe explicá-las. A causa quase nunca é a contagem: é que o sistema registra o que alguém lembra de escrever, não o que acontece.
Estes cinco sinais aparecem na maior parte das operações que visitamos antes de implantar a XEN. Cada um tem uma correção que não exige comprar nada: exige mudar quem move o dado.
1. A planilha que sabe mais do que o sistema
Existe um arquivo, normalmente na área de trabalho do chefe do armazém, que tem o estoque verdadeiro. O sistema tem outro. Quando os dois divergem, o arquivo ganha, e o sistema é corrigido para bater com ele. Isso significa que o sistema não é a fonte: é uma cópia atrasada.
O que fazer: parar de corrigir no destino. Cada diferença é registrada como um ajuste com o seu motivo (perda, erro de recebimento, furto, devolução), e a planilha passa a ser uma análise, não um registro. Na XEN, o ajuste é mais uma movimentação da ficha de estoque e deixa rastro de quem o fez e por quê.
2. Vende-se o que não existe
Um vendedor fecha um pedido, promete entrega para quinta-feira e, na quinta, o armazém descobre que aquelas unidades já estavam comprometidas com outro cliente. O dado existia; só que ninguém o olhou a tempo, porque o estoque disponível não descontava os pedidos pendentes.
O que fazer: separar estoque físico de estoque disponível. O físico é o que está na prateleira; o disponível é o físico menos o que já está comprometido. Um pedido deve reservar no momento em que é criado, não na hora da expedição. A XEN mostra os dois números em separado e o pedido reserva sozinho.
3. A compra só é pedida quando o produto acaba
O pedido ao fornecedor sai quando alguém percebe que a prateleira está vazia. Esse alguém costuma ser o cliente. O estoque mínimo existe na cabeça do encarregado do armazém e não no sistema, então tudo depende de ele estar de turno naquele dia e estar atento.
O que fazer: escrever o mínimo por produto e por armazém, e deixar que o sistema vigie. Com o mínimo cadastrado, o agente de logística da XEN detecta a ruptura antes que ela aconteça e propõe ao de compras uma reposição com a quantidade e o fornecedor de sempre. A pessoa aprova ou corrige; a vigilância já não é dela.
4. Um mesmo produto com três nomes
Parafuso 3/8, parafuso 3-8 e PARAF 3/8 são o mesmo item para o armazém e três itens para o sistema. O estoque aparece repartido, os relatórios de giro mentem e as contagens nunca batem porque ninguém sabe contra qual dos três contar.
O que fazer: um código único por item, decidido antes da primeira compra, e uma regra clara para as embalagens: duas embalagens são duas unidades de medida do mesmo item, não dois itens. Limpar o catálogo é chato e é o que mais rende por hora investida.
5. A movimentação é registrada no dia seguinte
A saída foi feita às dez da manhã e digitada às cinco da tarde, ou no dia seguinte, ou nunca. Entre uma hora e outra o sistema mentiu, e qualquer decisão tomada com aquele dado (um preço, um pedido, uma promessa de entrega) foi tomada às cegas.
O que fazer: que o registro seja o mesmo ato que a movimentação. Uma venda emitida dá baixa; um recebimento de compra soma; uma transferência sai de um armazém e entra em outro no mesmo gesto. Quando o estoque é uma consequência da operação e não uma tarefa à parte, o atraso desaparece porque não há nada a atrasar.
O que os cinco têm em comum
Em todos, uma pessoa é a ponte entre o que aconteceu e o que o sistema diz. E uma pessoa, por melhor que seja, adoece, se distrai e muda de emprego. A correção de fundo é a mesma nos cinco casos: tirar a ponte. Que o pedido reserve, que a venda dê baixa, que o mínimo avise, que o ajuste explique. É exatamente o que faz um sistema que executa em vez de um que registra.
Se você quiser ver como se começa um estoque com estas regras desde a primeira movimentação, o guia de entrada em operação percorre tudo passo a passo. Ler o guia para colocar o estoque em operação
