La situación
Una empresa de software con clientes bajo contrato mensual y un equipo repartido entre Lima y otras ciudades. Nadie del equipo era administrador: el primer día de cada mes, un fundador emitía las facturas una por una, enviaba los correos de cobro y actualizaba una hoja con quién había pagado. La contabilidad la llevaba un estudio externo con la información que le llegaba, cuando le llegaba.
Lo que se hizo
Los contratos se cargaron como documentos recurrentes con cliente, líneas, moneda y condiciones de pago. La emisión sigue el calendario del contrato. Xeni sigue los cobros y prepara las excepciones para su revisión.
La asistencia y la planilla del equipo remoto se llevan en Recursos Humanos, y Contabilidad recibe los asientos de cada venta, cada cobro y cada planilla en el momento en que ocurren. El estudio externo revisa, ya no reconstruye.
Cómo se implementó
Un fin de semana para cargar clientes, contratos y el plan de cuentas; un primer mes emitiendo desde XEN en paralelo con el método anterior, para comparar factura por factura; y a partir del segundo mes, XEN solo. El estudio contable recibió acceso de solo lectura a Contabilidad y a los comprobantes.
Cómo se ve la operación hoy
El primer día del mes, los fundadores no facturan: revisan en Xeni qué se emitió, qué contratos cambiaron y qué quedó esperando aprobación. Durante el mes, el agente de cobranza les propone las llamadas que hacen falta y ellos las hacen. El cierre existe como una revisión de una tarde, con los estados financieros ya compuestos.
Cuando la empresa necesitó facturar a un cliente en el extranjero con una moneda y un documento distintos, XEN Overdrive añadió ese flujo sobre la misma organización, con los mismos permisos y el mismo historial.
