La situación
Una operadora de servicios de agua administra una planta de tratamiento bajo contrato con una entidad pública. Cada mes debe presentar una valorización: el detalle de lo ejecutado, con sus partes de operación, los trabajos de mantenimiento realizados y las horas del personal asignado, para que el contratante apruebe el pago.
La información existía, pero vivía en tres sitios: los partes de operación en formularios de campo, los mantenimientos en un programa aparte y las horas en la planilla. La valorización se armaba a mano durante la última semana del mes. Cada versión del expediente era un archivo nuevo, y cuando el contratante preguntaba de dónde salía una cifra, reconstruirla costaba más que calcularla.
Lo que se hizo
Se llevó la operación completa a XEN: los partes de operación se registran en Operaciones desde el teléfono, los trabajos en Mantenimiento con su orden y sus repuestos, y la asistencia llega de los marcadores biométricos de la planta a Recursos Humanos.
Sobre esas tres fuentes, XEN Overdrive construyó el módulo de valorización a la medida del contrato: cada partida del expediente lee su cantidad del registro que la sustenta y aplica el precio unitario pactado. El expediente ya no se recopila; se compone.
Cómo se implementó
Primero se cargó el contrato con sus partidas y precios, y se definió qué registro alimenta cada una. Después, durante un mes, la planta operó en XEN mientras la valorización se seguía armando a mano, para comparar los dos expedientes línea por línea. Las diferencias señalaron partes que no se estaban registrando y horas que se contaban dos veces; se corrigieron en el origen. Al mes siguiente, el expediente salió de XEN.
Cómo se ve la operación hoy
El responsable abre la valorización cualquier día del mes y ve el avance real, no una estimación. Cada línea se despliega hasta el parte, el trabajo o la hora concreta que la produjo. Las observaciones del periodo (un parte sin firma, una marcación sin salida) se ven dentro de XEN y se resuelven antes del cierre; el expediente sale con los hechos y sus anexos ya adjuntos, en PDF, listo para el contratante.
Xeni responde preguntas sobre el mes en curso con las fuentes al lado: qué partidas van por debajo de lo previsto, qué trabajos quedaron abiertos, cuántas horas lleva cada cuadrilla. La gerencia dejó de esperar al día treinta para saber cómo va el contrato.
