La situación
Una distribuidora de productos de consumo atiende a bodegas y minimercados con una fuerza de ventas en ruta. Cada vendedor tomaba pedidos en una libreta o por mensaje, los pasaba a la oficina por la tarde y alguien los digitaba. El almacén preparaba los despachos a la mañana siguiente y ahí aparecían los faltantes: productos vendidos dos veces, presentaciones agotadas, clientes que recibían la mitad de lo pedido.
La guía de remisión y la factura se emitían en pasos separados, y la cobranza se seguía en una hoja por vendedor. Nadie sabía, un día cualquiera, cuánto stock estaba de verdad disponible para vender.
Lo que se hizo
Cada vendedor lleva XEN en el teléfono y toma el pedido frente al cliente, viendo el stock disponible (el físico menos lo ya comprometido). El pedido reserva las unidades al crearse. El despacho prepara la carga desde la lista de pedidos reservados, y la guía de remisión electrónica y la factura salen del mismo pedido, con los mismos datos, sin volver a digitar.
La cobranza la sigue el agente de cobranza: recordatorios con la plantilla aprobada, aplicación de los cobros que entran con referencia y propuestas de llamada para el vendedor cuando un cliente se atrasa.
Cómo se implementó
Se limpió el catálogo primero: un código por ítem, presentaciones como unidades de medida del mismo ítem y stock inicial por almacén con conteo físico. Después se equipó a una ruta de vendedores durante dos semanas mientras el resto seguía con el método anterior, para comparar faltantes y tiempos de despacho. Al terminar la prueba se incorporaron las demás rutas.
Cómo se ve la operación hoy
El vendedor consulta el disponible y el almacén prepara los pedidos por ruta. Los documentos se emiten al despachar y su estado queda en la venta. Xeni propone compras y seguimiento de cobros; el jefe de ventas revisa las excepciones.
En Reportes, la gerencia ve ventas por ruta, rotación por ítem y cartera vencida por vendedor con las facturas debajo. El faltante dejó de ser una sorpresa de la mañana y pasó a ser un dato que se ve antes de vender.
