La situación
Seis locales de comida con la misma carta y la misma marca, cada uno con su caja, su almacén de insumos y su personal por turnos. La administración central recibía seis cierres de caja, seis inventarios de insumos y seis reportes de asistencia, en formatos parecidos pero no iguales, y los consolidaba en una hoja de cálculo para saber cuánto vendió la cadena y cuánto costó.
Las boletas se emitían desde el sistema de caja de cada local y los datos fiscales se conciliaban después. El costo real de cada plato se conocía con semanas de retraso, y los turnos se armaban en papel.
Lo que se hizo
Se creó una organización con seis sucursales. Cada local emite documentos desde Ventas con su serie. Los insumos se registran por almacén y las recetas descuentan las cantidades al vender.
La asistencia del personal llega de un marcador biométrico por local a Recursos Humanos, y los turnos se planifican en el mismo módulo. La planilla se calcula sobre las horas reales de cada persona, con sus tardanzas y horas extra ya resueltas.
Cómo se implementó
Se empezó por un local durante tres semanas: carta cargada como ítems con receta, insumos con stock inicial, marcador registrado y series fiscales creadas. Con el primer local operando, los otros cinco se abrieron uno por semana, copiando la configuración y ajustando solo el almacén y el personal. La administración central dejó de recibir cierres: los mira en Reportes.
Cómo se ve la operación hoy
La gerencia abre Reportes y ve ventas por local y por hora, margen por plato con el costo de insumos del día, y consumo de insumos frente a lo vendido, que es donde aparecen las mermas. El agente de logística avisa cuando un insumo de un local baja del mínimo y propone la compra al proveedor habitual; una persona la aprueba desde el teléfono.
Los turnos se publican en XEN y cada persona ve el suyo. Las boletas electrónicas de la planilla salen para las seis sucursales a la vez. Y cuando un local abre, se copia la configuración y se registra su marcador: la cadena crece sin sumar personal administrativo.
