El error habitual no es dar pocos permisos: es dar demasiados porque resulta más rápido que pensar el reparto. Estas cuatro reglas cubren la mayoría de los casos.
Un rol describe un trabajo, no una persona
Asigna el rol vendedor, el rol almacén, el rol contabilidad. Cuando alguien cambia de puesto, cambias su rol y ya está. Si el rol lleva el nombre de una persona, cada rotación es una investigación.
Empieza por abajo
Da el permiso mínimo y súbelo cuando alguien lo pida con un motivo. Al revés casi nunca ocurre: nadie devuelve un acceso que ya tiene.
Los permisos son por módulo y por organización
Un usuario puede ser administrador en una organización y solo lector en otra. Cambiar de organización no arrastra permisos: cada ámbito decide los suyos.
Xeni y los agentes heredan el reparto
Todo lo que decidas aquí vale también para la inteligencia artificial: Xeni responde con los permisos de quien pregunta y los agentes operan con los que la organización les asignó. Es deliberado: sin esa regla, el asistente sería la puerta trasera de todo el reparto. Ver cómo se aplica en el centro de ayuda
Revisa cada cierto tiempo
- Quién tiene rol de administrador y por qué.
- Qué cuentas siguen activas de gente que ya no está.
- Qué integraciones externas tienen acceso y con qué usuario.
