A situação
Uma empresa de software com clientes sob contrato mensal e uma equipe espalhada entre Lima e outras cidades. Ninguém da equipe era administrador: no primeiro dia de cada mês, um dos sócios fundadores emitia as faturas uma a uma, enviava os e-mails de cobrança e atualizava uma planilha com quem já tinha pagado. A contabilidade ficava com um escritório externo, com a informação que chegava até ele, quando chegava.
O que foi feito
Os contratos foram cadastrados como documentos recorrentes com cliente, linhas, moeda e condições de pagamento. A emissão segue o calendário do contrato. A Xeni acompanha os recebimentos e prepara as exceções para revisão.
O ponto e a folha de pagamento da equipe remota ficam em Recursos Humanos, e a Contabilidade recebe os lançamentos de cada venda, cada recebimento e cada folha no momento em que eles acontecem. O escritório externo revisa, já não reconstrói.
Como foi implantado
Um fim de semana para cadastrar clientes, contratos e o plano de contas; um primeiro mês emitindo pela XEN em paralelo com o método anterior, para comparar fatura por fatura; e, a partir do segundo mês, só a XEN. O escritório contábil recebeu acesso somente de leitura à Contabilidade e aos documentos fiscais.
Como a operação se vê hoje
No primeiro dia do mês, os fundadores não faturam: eles revisam com a Xeni o que foi emitido, quais contratos mudaram e o que ficou esperando aprovação. Ao longo do mês, o agente de cobrança propõe as ligações que faltam e eles as fazem. O fechamento existe como uma revisão de uma tarde, com as demonstrações financeiras já compostas.
Quando a empresa precisou faturar para um cliente no exterior, com outra moeda e outro documento, o XEN Overdrive acrescentou esse fluxo sobre a mesma organização, com as mesmas permissões e o mesmo histórico.
