A situação
Seis restaurantes com o mesmo cardápio e a mesma marca, cada um com o seu caixa, o seu estoque de insumos e o seu pessoal por turnos. A administração central recebia seis fechamentos de caixa, seis inventários de insumos e seis relatórios de ponto, em formatos parecidos mas não iguais, e consolidava tudo em uma planilha para saber quanto a rede tinha vendido e quanto isso tinha custado.
As boletas (o recibo ao consumidor no Peru) eram emitidas pelo sistema de caixa de cada unidade e os dados fiscais eram conciliados depois. O custo real de cada prato só era conhecido semanas mais tarde, e os turnos eram montados no papel.
O que foi feito
Criou-se uma organização com seis filiais. Cada unidade emite documentos em Vendas com a sua série. Os insumos são registrados por armazém e as fichas técnicas dão baixa nas quantidades na hora da venda.
O ponto do pessoal chega de um relógio de ponto biométrico por unidade para Recursos Humanos, e os turnos são planejados no mesmo módulo. A folha de pagamento é calculada sobre as horas reais de cada pessoa, com os atrasos e as horas extras já resolvidos.
Como foi implantado
Começou por uma unidade durante três semanas: cardápio cadastrado como itens com ficha técnica, insumos com estoque inicial, relógio de ponto registrado e séries fiscais criadas. Com a primeira unidade em operação, as outras cinco foram abertas uma por semana, copiando a configuração e ajustando apenas o armazém e o pessoal. A administração central deixou de receber fechamentos: agora ela os vê em Relatórios.
Como a operação se vê hoje
A diretoria abre Relatórios e vê vendas por unidade e por hora, margem por prato com o custo dos insumos do dia, e consumo de insumos diante do que foi vendido, que é onde as perdas aparecem. O agente de logística avisa quando um insumo de uma unidade fica abaixo do mínimo e propõe a compra ao fornecedor de sempre; uma pessoa aprova pelo celular.
Os turnos são publicados na XEN e cada pessoa vê o seu. Os holerites eletrônicos da folha saem para as seis filiais de uma vez. E quando uma unidade abre, basta copiar a configuração e cadastrar o seu relógio de ponto: a rede cresce sem somar pessoal administrativo.
