A situação
Uma operadora de serviços de água administra uma estação de tratamento sob contrato com um órgão público. Todo mês ela precisa apresentar uma medição: o detalhe do que foi executado, com os seus boletins de operação, os trabalhos de manutenção realizados e as horas do pessoal alocado, para que o contratante aprove o pagamento.
A informação existia, mas vivia em três lugares: os boletins de operação em formulários de campo, as manutenções em um programa à parte e as horas na folha de pagamento. A medição era montada à mão durante a última semana do mês. Cada versão do dossiê era um arquivo novo e, quando o contratante perguntava de onde saía um número, reconstruí-lo custava mais do que calculá-lo.
O que foi feito
A operação inteira foi levada para a XEN: os boletins de operação são registrados em Operações pelo celular, os trabalhos em Manutenção com a sua ordem e as suas peças, e o ponto chega dos relógios biométricos da estação para Recursos Humanos.
Sobre essas três fontes, o XEN Overdrive construiu o módulo de medição sob medida para o contrato: cada item do dossiê lê a sua quantidade do registro que o sustenta e aplica o preço unitário acordado. O dossiê já não é recolhido; ele é composto.
Como foi implantado
Primeiro foi cadastrado o contrato com os seus itens e preços, e definiu-se qual registro alimenta cada um. Depois, durante um mês, a estação operou na XEN enquanto a medição continuava sendo montada à mão, para comparar os dois dossiês linha a linha. As diferenças apontaram boletins que não estavam sendo registrados e horas que eram contadas duas vezes; tudo foi corrigido na origem. No mês seguinte, o dossiê saiu da XEN.
Como a operação se vê hoje
O responsável abre a medição em qualquer dia do mês e vê o avanço real, não uma estimativa. Cada linha se abre até o boletim, o trabalho ou a hora exata que a produziu. As ocorrências do período (um boletim sem assinatura, uma marcação sem saída) aparecem dentro da XEN e são resolvidas antes do fechamento; o dossiê sai com os fatos e os seus anexos já juntados, em PDF, pronto para o contratante.
A Xeni responde a perguntas sobre o mês em curso com as fontes ao lado: quais itens estão abaixo do previsto, quais trabalhos ficaram abertos, quantas horas cada turma acumula. A diretoria deixou de esperar o dia trinta para saber como vai o contrato.
