A situação
Uma distribuidora de produtos de consumo atende mercearias e minimercados com uma força de vendas em rota. Cada vendedor anotava os pedidos em um caderno ou por mensagem, passava tudo ao escritório à tarde e alguém digitava. O armazém preparava as expedições na manhã seguinte e era ali que apareciam as faltas: produtos vendidos duas vezes, embalagens esgotadas, clientes que recebiam metade do que tinham pedido.
A guia de remessa e a fatura eram emitidas em etapas separadas, e a cobrança era acompanhada em uma planilha por vendedor. Em um dia qualquer, ninguém sabia quanto estoque estava de fato disponível para vender.
O que foi feito
Cada vendedor leva a XEN no celular e registra o pedido diante do cliente, vendo o estoque disponível (o físico menos o que já está comprometido). O pedido reserva as unidades ao ser criado. A expedição prepara a carga a partir da lista de pedidos reservados, e a guia de remessa eletrônica e a fatura saem do mesmo pedido, com os mesmos dados, sem digitar de novo.
Quem acompanha a cobrança é o agente de cobrança: lembretes com o modelo aprovado, baixa dos recebimentos que entram com referência e propostas de ligação para o vendedor quando um cliente atrasa.
Como foi implantado
O catálogo foi limpo primeiro: um código por item, embalagens como unidades de medida do mesmo item e estoque inicial por armazém com contagem física. Depois, uma rota de vendedores foi equipada durante duas semanas enquanto o resto seguia com o método anterior, para comparar faltas e tempos de expedição. Ao terminar o teste, as demais rotas entraram.
Como a operação se vê hoje
O vendedor consulta o disponível e o armazém prepara os pedidos por rota. Os documentos são emitidos na expedição e a situação deles fica na venda. A Xeni propõe compras e acompanhamento de recebimentos; o gerente de vendas revisa as exceções.
Em Relatórios, a diretoria vê vendas por rota, giro por item e carteira vencida por vendedor com as faturas logo abaixo. A falta deixou de ser uma surpresa da manhã e passou a ser um dado que se vê antes de vender.
