A situação
Uma construtora de porte médio executa várias obras ao mesmo tempo, em Lima e no interior, cada uma com o seu engenheiro residente, a sua turma e as suas compras locais. O escritório central sabia quanto uma obra custava quando ela terminava: as faturas de fornecedores chegavam em envelopes, o ponto da turma em folhas de papel e o avanço em um relatório semanal que dependia do residente.
As medições para o cliente eram montadas em planilha a partir desses relatórios, e as diferenças entre o que foi medido e o que foi realmente gasto apareciam meses depois.
O que foi feito
Cada obra é um centro de custo na XEN. As compras são registradas em Logística contra a obra que as recebe, com o seu documento fiscal; o ponto de cada turma chega de um relógio de ponto biométrico portátil por obra para Recursos Humanos; os avanços são registrados em Operações pelo celular do residente, com foto.
O XEN Overdrive construiu a medição de obra sobre esses registros: itens do orçamento, avanço executado e custo incorrido na mesma tela, com o dossiê para o cliente composto a partir do dado.
Como foi implantado
Começou por uma obra nova, para não migrar o histórico das que já estavam em andamento: orçamento cadastrado por itens, turma cadastrada no relógio de ponto e fornecedores locais no catálogo. As obras em andamento entraram ao terminar o seu mês, com o saldo de abertura de cada uma. O escritório central deixou de pedir relatórios: os avanços e os gastos já estavam na XEN quando ele perguntava.
Como a operação se vê hoje
O gerente de operações abre Relatórios e vê cada obra com o seu avanço físico, o seu custo incorrido diante do orçamento e a sua medição acumulada. As compras são aprovadas do escritório com o documento fiscal à vista, e a folha de pagamento de cada turma é calculada sobre o ponto real da obra. O residente registra o avanço do dia com foto e a Xeni responde quanto falta de cada item.
As medições saem da XEN com os seus anexos. E quando o cliente pergunta por um número, a resposta está uma linha abaixo: o item, o avanço e o registro que o produziu.
