Se os catálogos estiverem em ordem e a operação tiver sido registrada na XEN, o fechamento é uma revisão e não uma reconstrução. O percurso é este.
1. Documentos fiscais pendentes
Filtre os documentos do período pela situação e revise os que tiverem observações ou tarefas pendentes antes do fechamento.
2. Compras sem documento
Revise as compras registradas sem o seu documento de comprovação. É a origem mais frequente de uma diferença entre o resultado contábil e o tributário.
3. Recebimentos e pagamentos diante do banco
Compare os recebimentos e pagamentos registrados no período com a movimentação das suas contas bancárias. O que não bater é informação que falta, não um erro do sistema: quase sempre é um recebimento registrado em outro dia ou uma tarifa que ninguém anotou.
4. Estoque
Compare o estoque do sistema com a contagem física e registre o ajuste com o seu motivo. O ajuste afeta o custo, então fazê-lo depois de fechar obriga a reabrir.
5. Feche e bloqueie
O fechamento bloqueia o período. É a etapa que gera mais resistência e a que faz os informes pararem de se mexer: enquanto o passado puder ser editado, nenhum relatório do mês anterior é definitivo.
Se for preciso reabrir, dá para reabrir, e fica registrado quem fez isso e quando. É o que transforma uma exceção em exceção e não em costume.
