A ordem importa mais do que a velocidade. Estas quatro etapas evitam a maior parte das correções que depois obrigam a mexer em documentos já emitidos.
1. Crie a organização
Em Negócios, dentro de Minhas Organizações, o assistente pede tipo, país, endereço, identidade fiscal, marca e plano. Confira o país e a moeda base antes de criá-la, porque eles fazem parte da configuração contábil dela.
O percurso completo do assistente, tela por tela, está no tutorial. Ver o tutorial para criar uma organização
2. Convide a equipe com o perfil certo
Em Recursos Humanos, dentro de Equipe e permissões, convide cada pessoa por usuário da XEN ou por e-mail e defina o perfil na hora de convidar, não depois. Quem entra com permissões demais raramente abre mão delas por conta própria.
3. Cadastre os catálogos antes de tudo
Clientes, fornecedores e itens vivem no Núcleo XEN. Todo o resto se apoia neles: se você registrar vendas antes de ter o catálogo em ordem, vai acabar corrigindo documentos já emitidos.
- Use um código único por item e respeite-o. É a chave com que o estoque e a contabilidade se entendem.
- Decida se duas embalagens são dois itens ou um item com duas unidades de medida antes da primeira compra.
- Se você vende no Peru, confira se cada item tem a sua unidade de medida e o seu tratamento tributário.
4. Escolha uma data de corte
Não migre o histórico inteiro. Escolha um primeiro dia do mês, carregue os saldos de abertura e comece a operar dali em diante. O sistema anterior fica como consulta até deixar de ser necessário.
Com essas quatro etapas prontas, a primeira venda e o primeiro lançamento saem certos de primeira.
