La situación
Una entidad de gobierno regional con varias áreas (administración, logística, recursos humanos, informática) y sedes en distintas provincias. Cada área tenía su sistema, o su hoja de cálculo, y los expedientes de gasto recorrían las oficinas en papel: una intervención en una carretera pasaba por presupuesto, logística, contabilidad y tesorería antes de pagarse, y en cada oficina se volvía a registrar.
El parque de equipos informáticos se inventariaba una vez al año, y la asistencia del personal se consolidaba a mano desde marcadores de distintas marcas y sedes.
Lo que se hizo
La entidad opera en XEN con una organización por unidad ejecutora y permisos por área: cada persona ve su ámbito y las aprobaciones cruzan de un área a otra dentro de la plataforma, con el historial de quién hizo qué. El gasto de una intervención se sigue desde la solicitud hasta el pago en un solo expediente.
El parque de equipos se registra en Soporte TI con cada equipo, su sede, su usuario y sus movimientos. La asistencia de todas las sedes llega de sus marcadores a Recursos Humanos, con las reglas de cada régimen laboral. Y XEN Overdrive construyó el flujo de licitaciones a la medida de los procedimientos de la entidad.
Cómo se implementó
Se empezó por una unidad ejecutora y dos áreas, con el expediente de gasto como primer flujo, y se definió con la entidad qué acciones ejecuta el sistema y cuáles esperan una firma. Los marcadores de las sedes se registraron uno por uno, y los equipos informáticos se inventariaron con el agente de monitoreo instalado. Las demás unidades entraron por trimestre, con la configuración copiada y ajustada.
Cómo se ve la operación hoy
Un expediente se abre y se ve completo: solicitud, presupuesto, orden, conformidad, comprobante y pago, cada paso con su fecha y su responsable. La dirección consulta en Reportes el gasto por intervención y por área. Informática sabe dónde está cada equipo y quién lo usa. Recursos Humanos ve la asistencia de todas las sedes el mismo día.
Xeni responde a cada funcionario con los permisos de su área, con la fuente al lado de cada respuesta, y toda acción queda en un historial que un auditor puede recorrer sin pedir nada a nadie. Los datos de la entidad residen donde el contrato lo fija y se replican en varias regiones, con recuperación a un punto en el tiempo.
