Dans XEN, un document de vente s’émet depuis Ventes, dans Émettre un document. Le même écran sert pour une Facture électronique, un Reçu ou une Note de vente interne, ainsi que pour les avoirs et les notes de débit qui corrigent un document déjà émis.
1. Choisissez le type de document
Sélectionnez le type de document disponible pour votre organisation. Une facture enregistre la vente au client ; une note de vente conserve une opération interne. Le type choisi détermine les données obligatoires.
2. Client, lignes et conditions
Cherchez le client par nom ou par identification. Ajoutez les lignes du catalogue et vérifiez les prix, les taxes, la devise et les conditions de paiement avant de continuer.
3. Enregistrer le brouillon, Programmer ou Émettre
- Enregistrer le brouillon laisse le document prêt, sans numéro ni envoi. Utile pour le relire ou pour qu’une autre personne le complète.
- Programmer fixe une date d’émission future. Le document s’émet tout seul ce jour-là, avec la numérotation de ce moment.
- Émettre attribue le numéro de la série et traite le document selon la configuration de l’organisation.
4. Vérifiez le statut
Après l’émission, le document apparaît dans la liste des documents de vente avec son statut : accepté, en attente ou avec observations. Le statut est conservé à côté du document et c’est lui qui fait foi. Un document accepté ne se modifie plus : s’il contient une erreur, on la corrige par un avoir créé depuis ce même document.
Ce qu’il faut faire quand un document de vente reste en attente ou se fait rejeter a sa réponse dans le centre d’aide. Voir les réponses sur les documents de vente
