Conditions de service de XEN

Journal des modifications

1. Définitions

« Xeneural » désigne Xeneural Technologies E.I.R.L., société constituée en République du Pérou, immatriculée sous le RUC 20606521261 et domiciliée à Av. Cayma 612, Dpto. 401, Res. Santa María, Cayma, Arequipa, Pérou, lorsque le Client est domicilié au Pérou ou dans un autre pays d'Amérique latine ; et Xeneural LLC, société à responsabilité limitée constituée aux États-Unis d'Amérique, dont les données d'immatriculation et le domicile figurent dans le Bon de commande et dans le tableau des entités, lorsque le Client est domicilié ailleurs. L'entité applicable figure dans le Bon de commande ou dans la confirmation d'inscription et est publiée sur xeneural.com/legal/entidades.

« Affiliée » désigne, pour chacune des Parties, toute personne ou entité qui contrôle directement ou indirectement cette Partie, est contrôlée par elle ou est placée sous un contrôle commun avec elle, le contrôle s'entendant de la détention de plus de cinquante pour cent (50 %) des droits de vote. Une entité n'est Affiliée que tant que cette participation est maintenue.

« Service » ou « XEN » désigne la plateforme de gestion d'entreprise de Xeneural, avec ses modules (ventes, comptes, logistique, opérations, comptabilité, ressources humaines, production, technologies de l'information, bien-être personnel et ceux qui seront ajoutés), son site web et ses applications.

« XENI » est l'assistant d'intelligence artificielle intégré à XEN. Son utilisation est en outre régie par les Conditions d'IA de XENI.

« Client » est la personne morale ou physique qui souscrit au Service. « Utilisateur » est chaque personne autorisée par le Client à utiliser XEN sous son compte. « Consommateur » est le Client personne physique qui souscrit à XEN à des fins étrangères à son activité professionnelle, au sens du Code de protection et de défense du consommateur du Pérou (loi 29571), et qui bénéficie en outre du chapitre 14.

« Contenu du Client » désigne l'ensemble des données, documents, enregistrements et fichiers que le Client ou ses Utilisateurs chargent, génèrent ou reçoivent dans le Service, y compris les entrées et les sorties de XENI.

« Données de service » désigne les données que Xeneural génère ou collecte en fournissant le Service et qui ne sont pas du Contenu du Client : données de compte et de facturation, journaux d'accès et d'activité, métriques d'utilisation et de performance, et communications d'assistance.

« Incident de sécurité » désigne toute violation de la sécurité de Xeneural ou de ses sous-traitants ultérieurs entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée du Contenu du Client ou l'accès non autorisé à celui-ci. N'en sont pas les tentatives infructueuses qui ne compromettent ni la confidentialité, ni l'intégrité, ni la disponibilité du Contenu du Client.

« Bon de commande » est le document, physique ou électronique, qui fixe le plan, le prix, l'entité contractante, la durée et les conditions particulières.

2. Acceptation et capacité

Le Client accepte les présentes Conditions en cochant la case d'acceptation lors de l'inscription, en signant un Bon de commande ou en utilisant le Service, selon ce qui survient en premier. Quiconque accepte au nom d'une personne morale déclare avoir le pouvoir de l'engager. Le Service s'adresse aux personnes majeures de dix-huit ans.

Xeneural conserve un registre de l'acceptation avec la date, l'heure, la version des Conditions affichée et le moyen d'acceptation, et le remet au Client qui le demande dans les quinze (15) jours ouvrables suivant la demande.

3. Le Service

3.1. Xeneural accorde au Client, pendant la durée de l'abonnement, une licence non exclusive, non transférable et révocable d'accès au Service et d'utilisation conforme aux présentes Conditions, à la Politique d'utilisation acceptable et au plan souscrit.

3.2. Le Client peut autoriser ses Affiliées à utiliser le Service sous son propre compte, en répondant d'elles comme s'il s'agissait du Client lui-même, ou demander un Bon de commande distinct pour chaque Affiliée.

3.3. Xeneural peut améliorer, étendre et modifier le Service. Elle ne retirera pas une fonctionnalité essentielle du plan souscrit sans préavis d'au moins soixante (60) jours, et dans ce cas le Client peut résilier le contrat sans pénalité et obtenir le remboursement proportionnel des sommes payées d'avance.

3.4. Les fonctionnalités signalées comme aperçu, bêta ou laboratoire sont fournies en l'état, peuvent changer sans préavis et ne font pas partie de l'engagement de disponibilité.

4. Comptes et sécurité des accès

4.1. Le Client désigne un ou plusieurs administrateurs, qui gèrent les Utilisateurs, les rôles et les permissions par module, action et site.

4.2. Chaque Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants et doit utiliser le second facteur d'authentification exigé par l'administrateur. Le Client peut imposer à tous ses Utilisateurs la connexion d'entreprise (SAML ou OIDC, avec Google Workspace ou Microsoft Entra ID) avec authentification multifacteur obligatoire. Le Client notifiera sans délai à Xeneural toute utilisation non autorisée dont il a connaissance, à l'adresse security@xeneural.com.

4.3. Xeneural n'accède pas aux comptes des Utilisateurs, sauf pour fournir une assistance à la demande du Client, avec enregistrement de chaque accès, ou pour satisfaire à une obligation légale.

5. Contenu du Client

5.1. Propriété. Le Contenu du Client est et demeure la propriété du Client. Xeneural n'acquiert aucun droit sur celui-ci, hormis la licence limitée nécessaire pour l'héberger, le traiter, le transmettre, le sauvegarder et l'afficher dans le seul but de fournir le Service.

5.2. Sans entraînement. Xeneural n'utilisera pas le Contenu du Client pour développer, entraîner, réentraîner, ajuster ou distiller un modèle d'intelligence artificielle, propre ou de tiers, et ne permettra pas à ses sous-traitants ultérieurs de le faire. Les entrées et les sorties de XENI sont du Contenu du Client.

5.3. Responsabilité du contenu. Le Client garantit qu'il a le droit de charger le Contenu du Client et que son traitement dans XEN ne porte pas atteinte aux droits de tiers ni aux règles applicables, y compris la législation sur la protection des données personnelles à l'égard des personnes dont il intègre les données.

5.4. Données personnelles. Lorsque le Client intègre des données personnelles de tiers, Xeneural agit en qualité de sous-traitant pour le compte du Client, conformément à l'Accord de traitement des données, qui fait partie des présentes Conditions.

5.5. Exportation et restitution. Le Client peut exporter son Contenu à tout moment pendant la durée du contrat, dans des formats ouverts et documentés. Après la résiliation, il dispose de trente (30) jours pour l'exporter ; ensuite Xeneural le supprime des systèmes actifs dans un délai maximal de trente (30) jours et des copies de sauvegarde dans un délai maximal de quatre-vingt-dix (90) jours, sauf ce que la loi impose de conserver.

5.6. Données de service. Xeneural utilise les Données de service uniquement pour fournir, sécuriser et facturer le Service, assurer l'assistance, respecter ses obligations légales et améliorer le Service à l'aide d'informations agrégées qui n'identifient ni le Client ni des personnes. Elle ne les vend pas et ne les utilise pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

5.7. Conservation légale. Les justificatifs de paiement électroniques, les écritures comptables et les autres enregistrements soumis à une obligation légale de conservation sont conservés pendant la durée fixée par la loi applicable (cinq ans au Pérou pour la documentation fiscale), dans une archive avec vérification d'intégrité, même après la résiliation, et sont remis au Client à sa demande.

6. Prix, facturation et paiement

6.1. Le prix, la devise, la périodicité et le plan figurent dans le Bon de commande ou sur la page des tarifs en vigueur au moment de la souscription. Les prix affichés aux Consommateurs au Pérou incluent l'impôt général sur les ventes et, lorsqu'ils sont annoncés en devise étrangère, sont également affichés en soles au taux de change applicable.

6.2. Xeneural émet un justificatif de paiement électronique pour chaque encaissement : une facture au Client qui en a besoin pour justifier une dépense ou un crédit d'impôt, et un reçu de vente électronique au Consommateur, en l'identifiant chaque fois qu'il le demande ou que la loi l'exige.

6.3. Modifications de prix. Xeneural peut actualiser les prix d'un plan pour la période de facturation suivante avec un préavis d'au moins trente (30) jours par le courriel enregistré. Le Client qui n'accepte pas le nouveau prix peut résilier le contrat avant son entrée en vigueur, sans pénalité. Le silence du Client ne vaut pas acceptation d'un plan, d'un module ou d'un service supplémentaire qu'il n'a pas demandé.

6.4. Défaut de paiement. Si un encaissement n'aboutit pas, Xeneural en avise le Client et lui accorde un délai de régularisation d'au moins dix (10) jours. Passé ce délai sans paiement, Xeneural peut limiter le Service au mode lecture seule, avec accès à l'exportation du Contenu, avant de le suspendre. Le Contenu du Client n'est jamais supprimé pour défaut de paiement dans les délais du point 5.5.

7. Durée, renouvellement et résiliation

7.1. L'abonnement dure la période indiquée dans le Bon de commande ou dans le plan (mensuel ou annuel).

7.2. Renouvellement. L'abonnement se renouvelle par périodes égales uniquement si le Client a expressément accepté le renouvellement lors de la souscription. Xeneural prévient au moins quinze (15) jours avant la fin de chaque période et le Client peut désactiver le renouvellement jusqu'au dernier jour de la période en cours, sans pénalité.

7.3. Résiliation par le même moyen. Le Client peut résilier l'abonnement depuis son propre compte XEN, par le même moyen et avec la même facilité que la souscription, ou en écrivant à contact@xeneural.com. La résiliation prend effet à la fin de la période payée ; le Client conserve l'accès jusque-là.

7.4. Résiliation par Xeneural. Xeneural ne peut résilier le contrat qu'en cas de manquement grave du Client (usage interdit par la Politique d'utilisation acceptable, défaut de paiement non régularisé ou infraction à la loi), après communication écrite décrivant le manquement et un délai de régularisation d'au moins dix (10) jours lorsque la régularisation est possible. Si le manquement représente un risque immédiat pour la sécurité du Service, d'autres clients ou de tiers, Xeneural peut suspendre le compte immédiatement, en le notifiant sur-le-champ et en limitant la suspension au strict nécessaire.

8. Disponibilité et assistance

8.1. Xeneural s'engage sur une disponibilité mensuelle de 99,5 % pour les plans Plus, Pro et Business et de 99,9 % pour le plan Enterprise, mesurée et compensée conformément à l'Accord de niveau de service, qui fait partie des présentes Conditions et est remis avec le Bon de commande ou sur demande.

8.2. L'assistance est fournie en espagnol et en anglais, du lundi au vendredi de 07h00 à 18h00 et le samedi de 08h00 à 13h00 (heure du Pérou), avec prise en charge des incidents critiques 24 heures sur 24, à l'adresse support@xeneural.com et dans la section Support de l'application, avec un numéro de ticket. L'assistance par IA est immédiate et la première prise en charge humaine intervient dans un délai maximal de trente (30) minutes.

9. Sécurité et confidentialité

9.1. Xeneural maintient un système de management de la sécurité de l'information aligné sur la norme ISO/IEC 27001:2022 et applique les mesures techniques et organisationnelles décrites dans la Synthèse de sécurité publiée, notamment le chiffrement en transit et au repos, la connexion d'entreprise et l'authentification à deux facteurs, le contrôle d'accès par rôles, la journalisation des accès et de l'activité, et des sauvegardes continues avec restauration testée chaque trimestre. Xeneural peut actualiser ces mesures à condition de ne pas réduire de manière substantielle le niveau de sécurité du Service.

9.2. Incidents. Xeneural notifie au Client tout Incident de sécurité dans les meilleurs délais et, au plus tard, dans les vingt-quatre (24) heures suivant le moment où elle a raisonnablement connaissance de sa survenance, avec les informations disponibles et les mesures adoptées. Les informations peuvent être fournies par étapes, à mesure qu'elles sont obtenues, et le rapport complet est remis dans un délai maximal de dix (10) jours ouvrables. La notification ne vaut pas reconnaissance de faute ni de responsabilité.

9.3. Confidentialité. Chaque Partie traite comme confidentielles les informations non publiques reçues de l'autre à l'occasion du contrat, ne les utilise que pour l'exécuter et les protège avec la même diligence que les siennes, pendant la durée du contrat et les cinq (5) années suivantes. Ne sont pas confidentielles les informations publiques, celles que la Partie réceptrice connaissait déjà ou celles qu'elle reçoit licitement d'un tiers.

10. Propriété intellectuelle

10.1. XEN, XENI, leur code, leurs conceptions, leurs marques et leur documentation sont la propriété de Xeneural ou de ses concédants. Les présentes Conditions ne cèdent aucun de ces droits.

10.2. Le Client peut envoyer des suggestions d'amélioration. Xeneural peut les utiliser librement sans obligation, et rien de ce qui est construit à partir d'elles ne confère au Client un droit quelconque, sauf accord écrit.

10.3. Le Service intègre des composants tiers sous leur propre licence, répertoriés sur la page des crédits de l'application.

11. Garanties et responsabilité

11.1. Xeneural garantit que le Service fonctionnera pour l'essentiel conformément à sa documentation et qu'elle fournira le Service avec la diligence professionnelle requise.

11.2. Entre entreprises. La responsabilité totale de chaque Partie envers l'autre pour l'ensemble des réclamations découlant du contrat n'excédera pas le montant payé ou dû par le Client pour le Service au cours des douze (12) mois précédant le premier fait ayant donné lieu à la réclamation. En cas de manquement aux obligations de protection des données personnelles, ce plafond est porté à deux (2) fois ce montant. Aucune Partie ne répond du manque à gagner ni des dommages indirects. Ces plafonds ne s'appliquent pas au dol ni à la faute inexcusable (article 1328 du Code civil), au manquement aux obligations de confidentialité, à l'atteinte aux droits de propriété intellectuelle ni aux obligations de paiement du Client. Ce point ne s'applique pas aux Consommateurs.

11.3. Consommateurs. Envers les Consommateurs, Xeneural répond conformément au Code de protection et de défense du consommateur. Aucune clause des présentes Conditions n'exclut ni ne limite la responsabilité de Xeneural pour dol ou faute, ne transfère au Consommateur la charge de la preuve, ni ne limite son droit de déposer une plainte auprès de l'autorité compétente.

12. Modification des présentes Conditions

Xeneural peut modifier les présentes Conditions pour des motifs exprimés dans l'avis lui-même : évolutions légales ou réglementaires, ajout de fonctionnalités, amélioration de la sécurité ou correction d'erreurs. Les modifications sont communiquées par le courriel enregistré et dans l'application avec un préavis d'au moins trente (30) jours, sauf celles imposées par la loi avec un délai plus court. Si une modification porte préjudice au Client, celui-ci peut résilier le contrat avant son entrée en vigueur sans pénalité et avec remboursement proportionnel des sommes payées d'avance. Chaque version est publiée avec sa date et les précédentes restent accessibles.

13. Droit applicable et règlement des litiges

13.1. Lorsque l'entité contractante est Xeneural Technologies E.I.R.L., les présentes Conditions sont régies par les lois de la République du Pérou et les Parties se soumettent aux juges et tribunaux de Lima, sans préjudice de la compétence de l'INDECOPI et des juges du domicile du Consommateur.

13.2. Lorsque l'entité contractante est Xeneural LLC, elles sont régies par les lois de l'État de constitution de Xeneural LLC, États-Unis d'Amérique, indiqué dans le tableau des entités, et les Parties se soumettent aux tribunaux de cet État, sauf les règles impératives du pays de résidence du Client.

13.3. Avant de recourir à la voie judiciaire, les Parties tenteront de résoudre le litige de bonne foi pendant trente (30) jours à compter de la communication écrite de l'une à l'autre.

14. Chapitre réservé aux Consommateurs au Pérou

14.1. Information. Toute information sur XEN est fournie en espagnol, de manière véridique, suffisante et accessible. Ce qui est proposé sur le site et dans la publicité engage Xeneural même si cela ne figure pas dans le contrat.

14.2. Réclamations. Xeneural traite les réclamations dans un délai maximal de quinze (15) jours ouvrables non prorogeable, via complaints@xeneural.com et le Livre de réclamations virtuel, dont le lien est visible en permanence sur xeneural.com et dans l'application. Le traitement de la réclamation n'est pas conditionné à un paiement préalable.

14.3. Sans procédés trompeurs. Les interfaces de souscription, de renouvellement et de résiliation n'utilisent pas de conceptions qui limitent, faussent ou manipulent la liberté de choix du Consommateur. Résilier est aussi facile que souscrire.

14.4. Restitution. Le Consommateur conserve le droit à restitution prévu à l'article 59 du Code dans les cas qu'il prévoit, et aucune renonciation anticipée à ce droit ne lui est demandée.

14.5. Données personnelles. Le traitement des données du Consommateur est régi par la Politique de confidentialité et par la loi 29733 et son règlement, et il peut exercer ses droits d'accès, de rectification, d'annulation et d'opposition en écrivant à privacy@xeneural.com.

15. Dispositions générales

15.1. Ordre de priorité. En cas de conflit prévalent, dans cet ordre : le Bon de commande, l'Accord de traitement des données, les Conditions d'IA de XENI, les présentes Conditions, la Politique d'utilisation acceptable et l'Accord de niveau de service.

15.2. Cession. Aucune Partie ne cède le contrat sans le consentement écrit de l'autre, sauf à une Affiliée ou à un successeur dans son activité, moyennant avis écrit.

15.3. Notifications. Les notifications au Client sont envoyées au courriel de l'administrateur enregistré. Les notifications à Xeneural sont envoyées à legal@xeneural.com et, pour les questions de sécurité, à security@xeneural.com.

15.4. Force majeure. Aucune Partie ne répond de l'inexécution causée par des événements échappant à son contrôle raisonnable, à l'exception des obligations de paiement et des obligations de sécurité de l'information qui restent exigibles.

15.5. Nullité partielle. Si une clause s'avère nulle ou inapplicable, le reste conserve sa validité et la clause est remplacée par la clause valide la plus proche de sa finalité.

15.6. Intégralité de l'accord. Les présentes Conditions, avec les documents qu'elles incorporent, constituent l'accord complet entre les Parties sur le Service et remplacent tout accord antérieur.

Contact

Xeneural Technologies E.I.R.L., RUC 20606521261, Av. Cayma 612, Dpto. 401, Res. Santa María, Cayma, Arequipa, Pérou. Questions contractuelles : legal@xeneural.com. Assistance : support@xeneural.com. Service commercial : contact@xeneural.com. Réclamations : complaints@xeneural.com.

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