A situação
Um órgão de governo regional com várias áreas (administração, logística, recursos humanos, informática) e unidades em diferentes províncias. Cada área tinha o seu sistema, ou a sua planilha, e os processos de despesa percorriam as repartições em papel: uma intervenção em uma rodovia passava por orçamento, logística, contabilidade e tesouraria antes de ser paga, e em cada repartição tudo era registrado de novo.
O parque de equipamentos de informática era inventariado uma vez por ano, e o ponto do pessoal era consolidado à mão a partir de relógios de marcas e unidades diferentes.
O que foi feito
O órgão opera na XEN com uma organização por unidade executora e permissões por área: cada pessoa vê o seu âmbito e as aprovações cruzam de uma área para outra dentro da plataforma, com o histórico de quem fez o quê. A despesa de uma intervenção é acompanhada da solicitação até o pagamento em um único processo.
O parque de equipamentos é registrado em Suporte de TI com cada equipamento, a sua unidade, o seu usuário e as suas movimentações. O ponto de todas as unidades chega dos seus relógios para Recursos Humanos, com as regras de cada regime de trabalho. E o XEN Overdrive construiu o fluxo de licitações sob medida para os procedimentos do órgão.
Como foi implantado
Começou por uma unidade executora e duas áreas, com o processo de despesa como primeiro fluxo, e definiu-se junto com o órgão quais ações o sistema executa e quais esperam uma assinatura. Os relógios das unidades foram registrados um a um, e os equipamentos de informática foram inventariados com o agente de monitoramento instalado. As demais unidades entraram a cada trimestre, com a configuração copiada e ajustada.
Como a operação se vê hoje
Um processo é aberto e aparece completo: solicitação, orçamento, ordem, atesto, documento fiscal e pagamento, cada etapa com a sua data e o seu responsável. A direção consulta em Relatórios a despesa por intervenção e por área. A informática sabe onde está cada equipamento e quem o usa. Recursos Humanos vê o ponto de todas as unidades no mesmo dia.
A Xeni responde a cada servidor dentro das permissões da sua área, com a fonte ao lado de cada resposta, e toda ação fica em um histórico que um auditor pode percorrer sem pedir nada a ninguém. Os dados do órgão residem onde o contrato determina e são replicados em várias regiões, com recuperação a um ponto no tempo.
