La situation
Six établissements de restauration avec la même carte et la même marque, chacun avec sa caisse, son stock de matières et son personnel en équipes. L’administration centrale recevait six clôtures de caisse, six inventaires de matières et six états de présence, dans des formats voisins mais pas identiques, et les consolidait dans un tableur pour savoir combien la chaîne avait vendu et combien elle avait dépensé.
Les reçus s’émettaient depuis le système de caisse de chaque établissement et les données fiscales se rapprochaient après coup. Le coût réel de chaque plat se connaissait avec des semaines de retard, et les plannings se faisaient sur papier.
Ce qui a été fait
Une organisation a été créée avec six succursales. Chaque établissement émet ses documents depuis Ventes avec sa série. Les matières s’enregistrent par entrepôt et les recettes déduisent les quantités au moment de la vente.
Les présences du personnel arrivent d’une pointeuse biométrique par établissement dans Ressources humaines, et les plannings se préparent dans le même module. La paie se calcule sur les heures réelles de chaque personne, avec ses retards et ses heures supplémentaires déjà traités.
Comment cela a été déployé
On a commencé par un établissement pendant trois semaines : carte chargée comme des articles avec recette, matières avec stock initial, pointeuse enregistrée et séries fiscales créées. Le premier établissement en route, les cinq autres ont ouvert au rythme d’un par semaine, en copiant la configuration et en ajustant seulement l’entrepôt et le personnel. L’administration centrale ne reçoit plus de clôtures : elle les regarde dans Rapports.
À quoi ressemble l’activité aujourd’hui
La direction ouvre Rapports et voit les ventes par établissement et par heure, la marge par plat avec le coût des matières du jour, et la consommation de matières face à ce qui a été vendu, là où apparaissent les pertes. L’agent de logistique prévient quand une matière d’un établissement passe sous le minimum et propose l’achat au fournisseur habituel ; une personne le valide depuis son téléphone.
Les plannings se publient dans XEN et chaque personne voit le sien. Les bulletins électroniques de la paie sortent pour les six succursales en même temps. Et quand un établissement ouvre, on copie la configuration et on enregistre sa pointeuse : la chaîne grandit sans ajouter de personnel administratif.
