La situation
Une entreprise de construction de taille moyenne mène plusieurs chantiers à la fois, à Lima et en province, chacun avec son conducteur de travaux, son équipe et ses achats locaux. Le siège savait combien coûtait un chantier quand il se terminait : les factures des fournisseurs arrivaient dans des enveloppes, les présences de l’équipe sur des feuilles de pointage papier et l’avancement dans un rapport hebdomadaire qui dépendait du conducteur de travaux.
Les décomptes destinés au client se montaient dans un tableur à partir de ces rapports, et les écarts entre ce qui était décompté et ce qui était réellement dépensé apparaissaient des mois plus tard.
Ce qui a été fait
Chaque chantier est un centre de coûts dans XEN. Les achats s’enregistrent dans Logistique sur le chantier qui les reçoit, avec leur justificatif ; les présences de chaque équipe arrivent d’une pointeuse biométrique portable par chantier dans Ressources humaines ; les avancements s’enregistrent dans Opérations depuis le téléphone du conducteur de travaux, avec photo.
XEN Overdrive a construit le décompte de chantier sur ces registres : postes du budget, avancement réalisé et coût engagé dans la même vue, avec le dossier destiné au client composé à partir de la donnée.
Comment cela a été déployé
On a commencé par un chantier neuf, pour ne pas migrer l’historique de ceux qui étaient en cours : budget chargé par postes, équipe créée sur la pointeuse et fournisseurs locaux dans le catalogue. Les chantiers en cours sont entrés à la fin de leur mois, avec le solde d’ouverture de chacun. Le siège a cessé de réclamer des rapports : les avancements et les dépenses étaient déjà dans XEN quand il posait la question.
À quoi ressemble l’activité aujourd’hui
Le directeur des opérations ouvre Rapports et voit chaque chantier avec son avancement physique, son coût engagé face au budget et son décompte cumulé. Les achats se valident depuis le bureau avec le justificatif sous les yeux, et la paie de chaque équipe se calcule sur les présences réelles du chantier. Le conducteur de travaux enregistre l’avancement du jour avec une photo et Xeni lui répond ce qu’il reste sur chaque poste.
Les décomptes sortent de XEN avec leurs annexes. Et quand le client pose une question sur un chiffre, la réponse est une ligne plus bas : le poste, l’avancement et le registre qui l’a produit.
