La situation
Un distributeur de produits de grande consommation sert des épiceries et des supérettes avec une force de vente en tournée. Chaque commercial prenait ses commandes dans un carnet ou par message, les transmettait au bureau l’après-midi et quelqu’un les saisissait. L’entrepôt préparait les expéditions le lendemain matin et c’est là que les manques apparaissaient : produits vendus deux fois, conditionnements épuisés, clients qui recevaient la moitié de leur commande.
Le bon de livraison et la facture s’émettaient en deux étapes séparées, et le recouvrement se suivait sur une feuille par commercial. Personne ne savait, un jour donné, combien de stock était vraiment disponible à la vente.
Ce qui a été fait
Chaque commercial a XEN sur son téléphone et saisit la commande devant le client, en voyant le stock disponible (le physique moins ce qui est déjà engagé). La commande réserve les unités dès sa création. L’expédition prépare le chargement à partir de la liste des commandes réservées, et le bon de livraison électronique ainsi que la facture sortent de la même commande, avec les mêmes données, sans ressaisie.
Le recouvrement est suivi par l’agent de recouvrement : relances avec le modèle approuvé, imputation des encaissements qui arrivent avec une référence et propositions d’appel pour le commercial quand un client prend du retard.
Comment cela a été déployé
Le catalogue a d’abord été nettoyé : un code par article, les conditionnements comme unités de mesure d’un même article et un stock initial par entrepôt avec comptage physique. Ensuite, une tournée de commerciaux a été équipée pendant deux semaines pendant que le reste continuait avec l’ancienne méthode, pour comparer les manques et les délais d’expédition. À la fin de l’essai, les autres tournées ont été intégrées.
À quoi ressemble l’activité aujourd’hui
Le commercial consulte le disponible et l’entrepôt prépare les commandes par tournée. Les documents s’émettent à l’expédition et leur statut reste dans la vente. Xeni propose des achats et le suivi des encaissements ; le directeur commercial examine les exceptions.
Dans Rapports, la direction voit les ventes par tournée, la rotation par article et les créances échues par commercial avec les factures en dessous. Le manque a cessé d’être une surprise du matin pour devenir une donnée que l’on voit avant de vendre.
