La situation
Un exploitant de services d’eau gère une usine de traitement dans le cadre d’un contrat avec une entité publique. Chaque mois, il doit présenter un décompte de travaux : le détail de ce qui a été réalisé, avec ses rapports d’exploitation, les travaux de maintenance effectués et les heures du personnel affecté, pour que le donneur d’ordre approuve le paiement.
L’information existait, mais elle vivait à trois endroits : les rapports d’exploitation dans des formulaires de terrain, les maintenances dans un programme à part et les heures dans la paie. Le décompte se montait à la main pendant la dernière semaine du mois. Chaque version du dossier était un nouveau fichier, et quand le donneur d’ordre demandait d’où sortait un chiffre, le reconstituer coûtait plus cher que le calculer.
Ce qui a été fait
Toute l’activité est passée dans XEN : les rapports d’exploitation s’enregistrent dans Opérations depuis le téléphone, les travaux dans Maintenance avec leur ordre et leurs pièces, et les présences arrivent des pointeuses biométriques de l’usine dans Ressources humaines.
Sur ces trois sources, XEN Overdrive a construit le module de décompte à la mesure du contrat : chaque poste du dossier lit sa quantité dans le registre qui le justifie et applique le prix unitaire convenu. Le dossier ne se rassemble plus, il se compose.
Comment cela a été déployé
Le contrat a d’abord été chargé avec ses postes et ses prix, et il a été défini quel registre alimente chacun. Ensuite, pendant un mois, l’usine a travaillé dans XEN pendant que le décompte continuait de se monter à la main, pour comparer les deux dossiers ligne par ligne. Les écarts ont révélé des rapports qui n’étaient pas enregistrés et des heures comptées deux fois ; tout a été corrigé à la source. Le mois suivant, le dossier est sorti de XEN.
À quoi ressemble l’activité aujourd’hui
Le responsable ouvre le décompte n’importe quel jour du mois et voit l’avancement réel, pas une estimation. Chaque ligne se déplie jusqu’au rapport, au travail ou à l’heure précise qui l’a produite. Les observations de la période (un rapport sans signature, un pointage sans sortie) se voient dans XEN et se traitent avant la clôture ; le dossier sort avec les faits et ses annexes déjà jointes, en PDF, prêt pour le donneur d’ordre.
Xeni répond aux questions sur le mois en cours avec les sources à côté : quels postes sont en dessous du prévu, quels travaux sont restés ouverts, combien d’heures chaque équipe a accumulées. La direction a cessé d’attendre le trente pour savoir où en est le contrat.
