Si les catalogues sont propres et que l’activité a été enregistrée dans XEN, la clôture est une vérification et non une reconstitution. Voici le parcours.
1. Documents de vente en attente
Filtrez les documents de la période par statut et examinez ceux qui comportent des observations ou des tâches en attente avant la clôture.
2. Achats sans document
Passez en revue les achats enregistrés sans leur pièce justificative. C’est l’origine la plus fréquente d’un écart entre le résultat comptable et le résultat fiscal.
3. Encaissements et paiements face à la banque
Comparez les encaissements et les paiements enregistrés sur la période avec les mouvements de vos comptes bancaires. Ce qui ne coïncide pas est une information qui manque, pas une erreur du système : c’est presque toujours un encaissement enregistré un autre jour ou une commission que personne n’a notée.
4. Inventaire
Comparez le stock du système avec le comptage physique et enregistrez l’ajustement avec son motif. L’ajustement touche au coût, le faire après la clôture oblige donc à rouvrir.
5. Clôturez et verrouillez
La clôture verrouille la période. C’est l’étape qui suscite le plus de résistance et celle qui fait que les états cessent de bouger : tant que le passé peut être modifié, aucun rapport du mois précédent n’est définitif.
S’il faut rouvrir, c’est possible, et il reste une trace de qui l’a fait et quand. C’est ce qui fait d’une exception une exception et non une habitude.
