La situation
Un éditeur de logiciels avec des clients sous contrat mensuel et une équipe répartie entre Lima et d’autres villes. Personne dans l’équipe n’était administratif : le premier jour de chaque mois, un fondateur émettait les factures une par une, envoyait les courriels de relance et mettait à jour une feuille avec qui avait payé. La comptabilité était tenue par un cabinet externe avec l’information qui lui parvenait, quand elle lui parvenait.
Ce qui a été fait
Les contrats ont été chargés comme des documents récurrents avec client, lignes, devise et conditions de paiement. L’émission suit le calendrier du contrat. Xeni suit les encaissements et prépare les exceptions pour examen.
Les présences et la paie de l’équipe à distance sont tenues dans Ressources humaines, et la Comptabilité reçoit les écritures de chaque vente, de chaque encaissement et de chaque paie au moment où ils se produisent. Le cabinet externe vérifie, il ne reconstitue plus.
Comment cela a été déployé
Un week-end pour charger les clients, les contrats et le plan comptable ; un premier mois à émettre depuis XEN en parallèle de l’ancienne méthode, pour comparer facture par facture ; et à partir du deuxième mois, XEN seul. Le cabinet comptable a reçu un accès en lecture seule à la Comptabilité et aux documents de vente.
À quoi ressemble l’activité aujourd’hui
Le premier jour du mois, les fondateurs ne facturent pas : ils regardent dans Xeni ce qui a été émis, quels contrats ont changé et ce qui est resté en attente de validation. Pendant le mois, l’agent de recouvrement leur propose les appels nécessaires et ce sont eux qui les passent. La clôture existe comme une vérification d’un après-midi, avec des états financiers déjà composés.
Quand l’entreprise a eu besoin de facturer un client à l’étranger avec une devise et un document différents, XEN Overdrive a ajouté ce flux sur la même organisation, avec les mêmes autorisations et le même historique.
