La situation
Une entité de gouvernement régional avec plusieurs services (administration, logistique, ressources humaines, informatique) et des sites dans différentes provinces. Chaque service avait son système, ou son tableur, et les dossiers de dépense parcouraient les bureaux sur papier : une intervention sur une route passait par le budget, la logistique, la comptabilité et la trésorerie avant d’être payée, et dans chaque bureau elle était de nouveau saisie.
Le parc d’équipements informatiques était inventorié une fois par an, et les présences du personnel se consolidaient à la main depuis des pointeuses de marques et de sites différents.
Ce qui a été fait
L’entité travaille dans XEN avec une organisation par unité exécutrice et des autorisations par service : chaque personne voit son périmètre et les validations passent d’un service à l’autre dans la plateforme, avec l’historique de qui a fait quoi. La dépense d’une intervention se suit de la demande au paiement dans un seul dossier.
Le parc d’équipements est enregistré dans Support informatique avec chaque équipement, son site, son utilisateur et ses mouvements. Les présences de tous les sites arrivent de leurs pointeuses dans Ressources humaines, avec les règles de chaque régime de travail. Et XEN Overdrive a construit le flux des appels d’offres à la mesure des procédures de l’entité.
Comment cela a été déployé
On a commencé par une unité exécutrice et deux services, avec le dossier de dépense comme premier flux, et il a été défini avec l’entité quelles actions le système exécute et lesquelles attendent une signature. Les pointeuses des sites ont été enregistrées une par une, et les équipements informatiques inventoriés avec l’agent de supervision installé. Les autres unités sont entrées par trimestre, avec la configuration copiée et ajustée.
À quoi ressemble l’activité aujourd’hui
Un dossier s’ouvre et se voit en entier : demande, budget, commande, réception, justificatif et paiement, chaque étape avec sa date et son responsable. La direction consulte dans Rapports la dépense par intervention et par service. L’informatique sait où se trouve chaque équipement et qui l’utilise. Les Ressources humaines voient les présences de tous les sites le jour même.
Xeni répond à chaque agent avec les autorisations de son service, avec la source à côté de chaque réponse, et toute action reste dans un historique qu’un auditeur peut parcourir sans rien demander à personne. Les données de l’entité résident là où le contrat le fixe et sont répliquées dans plusieurs régions, avec restauration à un instant précis.
